bexio – meine erste digitale Arbeitskraft

bexio schenkt mir viel Freiheit – das ist ein Fakt. Wie ich bereits in meinem Artikel über den Filesharing-Dienst moodcase erwähnt habe, spielen die (digitalen) Werkzeuge eines Fotografen eine zentrale Rolle in seiner Effizienz und letztlich in der Kundenzufriedenheit. Darum möchte ich dir gerne ein weiteres meiner Lieblingstools vorstellen.

Die Schweizer Business-Software bexio wurde für die Bewältigung der gesamten Administration von Kleinunternehmen und Selbständigen entwickelt. Die Gründer kannten das Problem ineffizienter Administration und Chaos im KMU-Büro aus eigener Erfahrung. Auf der Suche nach einer Bürosoftware für ihre eigenes Unternehmen fanden sie nichts Passendes. Und so programmierten sie selber eine cloudbasierte Software, welche von der Fakturierung, über den automatisierten Bankabgleich, bis zur Online-Buchhaltung alles auf einer Plattform bietet. 

Rettung auf administrativer See

Als selbständiger Fotograf, der in einer kreativen Brache tätig ist, ist für mich die ganze Administration eine grosse Belastung. Das fühlt sich so an, als würde ich mit einem 100 kg Stein an den Füssen ins Wasser geworfen und mich damit wieder an die Oberfläche kämpfen müsste. bexio ist das riesige Luftkissen, das mich unterstützt, es zurück an die Oberfläche zu schaffen. Es ist die Business-Software, die mich in einem Gebiet entlastet, das mir überhaupt nicht liegt. bexio ist schnell einzurichten, einfach zu bedienen, konfigurierbar und man kann gleich loslegen. 

Automatisierte Abläufe

Ein idealer Geschäftstag sieht für mich so aus, dass ich mehrheitlich kreativ unterwegs sein kann und möglichst wenig Zeit für administrative Aufgaben aufwenden muss. Wenn ich mit Kunden Konzepte erarbeite, stelle ich ihnen anschliessend die entsprechenden Offerten. In dieser Software habe ich die Möglichkeit mit Offertenbausteinen, die ich bereits erfasst habe, zu arbeiten. So kann ich meine Offerten innerhalb von Sekunden erstellen und diese dem Kunden entweder direkt übers Tool oder via E-Mail mit Link senden. Später kann ich mit nur einem Klick aus dieser Offerte einen Auftrag erstellen und daraus wiederum die Rechnung. Das geht fix und dennoch kommen die Dokumente professionell daher. Dank den automatisierten Abläufen bleibt mir viel mehr Zeit für die kreative Arbeit, die Akquise sowie das Networking auf Social Media. 

Weg mit dem Papierkram

Vielleicht geht es dir in diesem Punkt wie mir? Ich bin furchtbar chaotisch wenn es ums Archivieren von Papieren geht. Was ich darum ungemein schätze ist, dass ich mit bexio alle Dokumente in einem Tool habe. Die ganzen Unterlagen, Belege, Auszüge etc. scanne ich mit der App bexioGo oder mit der bexio Scanner App ein. Oder schicke sie mit meiner direkten E-Mail-Adresse in das Postfach. Der Papierberg wandert kurzerhand ins Altpapier. Und das Beste ist, dass mein Treuhänder gleich mit bexio den Jahresabschluss und die Mehrwertsteuer erledigen kann, ohne dass ich mich um etwas kümmern muss. Denn es ist ja alles im System. 

Einfache Bedienung

Offerten-, Auftrag- und Rechnungsstellung sind mit bexio leicht gemacht. Zudem bietet es die Möglichkeit, die ganzen Dokumente in verschiedenste Sprachen zu übersetzen. Ein weiterer Vorteil ist das praktische Custom-Relation-Management. Wenn beispielsweise eine*r meiner Kunden oder Kundinnen von einer Firma zur anderen wechselt und ich einen neuen Kundeneintrag erstelle, informiert mich bexio, wenn bereits ein Eintrag zu dieser Person vorhanden ist. Auch Migrationen und Datenanpassungen sind supereinfach. bexio unterstützt mich im Alltag so, dass ich mich auf klar strukturierte Abläufe verlassen kann, die immer funktionieren. 

Zeit und Nerven sparen

Im ersten Jahr meiner Selbständigkeit habe ich versucht den Jahresabschluss selbst zu machen und bin fast verzweifelt. Ich habe das Ganze abgebrochen und bin seit 2015 glücklicher Kunde von bexio. Dank diesem Tool gewinne ich Wochen an Zeitersparnis. Unter anderem kann ich in wenigen Klicks die Mehrwertsteuerabrechnung erstellen und anschliessend aufs digitale Tool des eidgenössischen Departements für Mehrwertsteuer übertragen.

Costumer-Service und die bexio-Community

bexio hat einen unglaublich tollen Costumer-Service. Fragen werden immer rasch beantwortet. Besonders gefällt mir dabei der Grundsatz „Kunden helfen Kunden“. Die bexio-Community besteht aus geprüften, externen bexio-Experten, die durch ihre eigene Erfahrung in der Anwendung von bexio User-Fragen beantworten. Findet sich keine Community-Lösung, kriegt man direkten Support vom Spezialisten. Auch finde ich es toll, dass sie Feedback aufnehmen und es dann wirklich auch probieren umzusetzen.

bexio organisiert zudem alle paar Jahre den Community Day. An dieser Konferenz treffen sich ein Teil der über 50’000 Firmen, welche bexio nutzen, für gegenseitigen Austausch und Networking.

bexio ist meiner Meinung nach der grösste Gewerbeverein der Schweiz.

Zusätzliche nützliche Vorteile von bexio

bexio passt sich meinem Business an

Mit dem abgestuften Preismodell, welches die drei Pakete „Starter“, „Pro“ und „Pro+“ beinhaltet, kann das passende Angebot nach Bedarf gewählt werden. Als ich noch Teilzeit im Stundenlohn für Swisscom arbeitete, abonnierte ich das „Pro“-Paket mit der Zeiterfassungsfunktion. Ab dem Moment, wo ich komplett selbständig war und die Zeiterfassung nicht mehr benötigte, konnte ich ganz unkompliziert zum „Starter“-Paket wechseln. Ausserdem lassen sich diverse Erweiterungen wie Lohnbuchhaltung, telefonische Rechtsauskunft und Online-Shop dazu buchen.

Datenkonsistenz und Sicherheit

Hier habe ich ein Tool an der Hand, bei dem ich weiss, dass Datenkonsistenz gegeben ist. Wenn z.B. mal die Steuerbehörde kommt, und eine Kontrolle über die letzten sieben Jahren von mir machen möchte, dann kann ich ihnen einfach den Zugang auf bexio geben resp. sie schauen es mit dem Treuhänder an. Nicht dass ich irgendwann Daten migrieren müsste oder auf ein anders System wechseln. Die Daten werden ausserdem in hochsicheren Rechenzentren in der Schweiz aufgehoben.

Erweiterte Funktionen mittels Applikationen

Das Tool kann durch zahlreiche kostenlose Apps ergänzt werden. Diese ermöglichen Funktionen wie zum Beispiel die Verwaltung von Kontakten unterwegs, die Erfassung von Arbeitszeiten für Projekte oder das Scannen von Dokumenten.

Zusammenfassend

Meine eingesetzten Tools sind für mich digitale Arbeitskräfte. Das Werkzeug bexio hilft mir unheimlich viel im ganzen Buchhaltungswesen, im CRM, im Offertenwesen, wie in der Rechnungsstellung. Der grösste Mehrwert, der mir bexio bringt, ist Zeitgewinn weil ich mich nicht lange mit einem Thema auseinandersetzen muss, in dem ich keine Kompetenz habe. Ich profitiere von so zahlreichen Funktionen der Software und das, obwohl ich sie eher nur oberflächlich nutze. bexio hat noch viel mehr zu bieten.

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